実践中!メモ帳でタスクを「見える化」して作業効率アップ!【仕事術|効率化|タスク管理】

こんにちは。
イラストデザインスタジオゆずさくらやの柚木ロウ(@yuzuyuzu_low)です。

ゆずさくらやとして開業届けを出してから1年が経ちました。

フリーランスとして仕事をしていく上で試行錯誤の毎日を過ごしています。

試行錯誤の多くは社員時代に培った経験や元先輩や元上司に教わったことが基盤にはあるのですが、
本から得た知識を基に実践していることも数多くあります。

その中の一つに「その日のタスク管理」があります。

仕事をしている中で「あれもこれも~」やることや考える事が沢山あって、把握するだけでも大変ですよね。
まずはTODOリストを作ってタスクを「見える化」しましょう~!

というわけで、今回は私が実践しているタスクの見える化について解説します。

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TODOリストを活用しよう

何はともあれまずは今日1日のTODOリスト、つまり「やることリスト」を作ることから始めましょう。

これを作ることによって、頭の中が整理されて無駄が省かれ、作業に集中しやすくなります。

朝イチでTODOリストに今日のタスクを書く

始業時間になったらまずは今日の段取りを決めるためにTODOリストを作ります。

後述しますが、TODOリストはメモ用紙や大きめの付箋などの「紙」に書くのが好ましいです。

私は実際こういった感じでメモ用紙に1日のTODOリストを書いています。

忘れないことメモなんかも入れたりします。

1/13(水)

・クリスタのログボ

・A社ネーム6P

・B社資料集め

・ブログ記事書く ◯◯について

・メールチェック

優先順位もわかるように書く

今日のやることをリストアップしました。

では、ここからさらに「いつ」「どれからやるのか」という追加情報を加えていきます。

判断基準は下記のポイントを押さえています。

  • 集中力を必要とするタスクか
  • どのくらいの時間を要するタスクか
  • 締め切りが設定されているタスクか
  • 10分で終わるタスクか

これらの情報は、精神科医で作家である樺沢紫苑先生著の「脳のパフォーマンスを最大まで引き出す神・時間術」の内容を踏まえて実践しています。

その中で、「脳のゴールデンタイム」についてこのように書かれています。

人間の脳というのは、起きてから2、3時間は、脳が疲れておらず、さらに脳内が非常に整理された状態であるため、脳のパフォーマンスが1日で最も高いのです。
その時間帯は、「脳のゴールデンタイム」と呼ばれ、論理的な作業、文章執筆、語学の学習など、高い集中力を要する仕事に向いています。

(中略)

脳科学的に最高のパフォーマンスを発揮できる時間帯に、それに合った仕事をすることで、仕事の効率を2倍以上に高めることが可能なのです。

『脳のパフォーマンスを最大まで引き出す神・時間術』/精神科医 樺沢紫苑 著

つまり、午前中に集中力を要するタスクを持ってくることで、
脳のゴールデンタイムの時間帯に高い集中力で早く仕事を片付けることが可能になるとのことです。

それゆえに、アメリカでは始業時間とともにスタートダッシュの如く午前中からバリバリ仕事をこなして、
夕方17時には終わらせて帰って家族との時間を過ごすことが当たり前なんだそうです。

私も朝読書の習慣を始めたのですが、午後や夜に読書をする時よりも圧倒的早く本が読めてしまうのを実感しています。

朝の集中力の高さは侮れません。朝活が流行るのも頷けますね。

また、この本では「メールチェックは非集中仕事(=集中力を要しない仕事)である」といったことも書かれていたので、朝イチでのメールチェックは行いません。午前中は集中力が必要なタスクを当てたいので。

以上を踏まえてTODOリストに加筆していきます。

1/13(水)

・朝イチ クリスタのログボ (←10分以内で終わるタスク)

・PM A社作画作業 6P (←集中力をそれほど必要としないが時間を要するタスク)

・PM B社資料集め (←集中力を必要としないタスク)

・AM ブログ記事書く ◯◯について (←集中力を要するタスク(文章執筆))

・メールチェック 12:00/15:00/17:00 (←休み時間や終業間近にチェック)

脳のゴールデンタイムに基づき、集中力の高い時間帯に合ったタスクの優先順位を設定しました。

これはあくまでも私の場合の一例ですが、デザイン構想など0から1を生み出す作業は集中力を必要とするので、そういう作業は午前中に持ってくることもあります。

広告漫画に当てはめるなら、

  • ネーム(構想作業)→高い集中力が必要(いわば設計図作り)
  • 下書き、清書→高い集中力は必ずしも必要ではない(構想ができているから)

といった感じでしょうか。

TODOリストのタスクを効率よくこなしていこう

TODOリストを作りました。これで今日の段取り作業は完了です。

では早速これを活用して仕事を始めましょう!

仕事中常に視界に入るところに配置する

TODOリストを書いたら作業スペースの前など、仕事中常に視界に入るところにそのメモを配置します。

常に視界に入ることで、いちいち思い出したり画面を開き直したりノートを開いたりする必要がありません。

私は会社員時代、ノートに箇条書きでタスクを書いたり、自分用にExcelデータで TODOリストファイルを作ったりしていました。

当然ですが、作業の度にノートをしまったり出したり、Excelデータも確認するたびにクリックしてウィンドウを開いて確認するという感じでした。

作業をする為にタスクをわざわざ見えなくする、ということをよくしていたのです。

しかし、今のメモ用紙に書いて作業スペースの前に配置しておく方法なら、今日1日のタスクの全体像を常に確認できる状態なので、次の作業を意識した時間の使い方ができますし、作業途中に突然思い出した他のことに気を取られることもありません。

ガントチャートなど、数日にわたって行うタスク管理などにはそれ専用のソフトやアプリを使うのがいいとは思いますが、
その日の内訳くらいなら目の前に全体像を確認できるTODOリストがあった方が、余計な手間が発生しないのでおすすめです。

10分で終わることはすぐやり、メールチェックは時間を決める

TODOリストですから、タスクが終わればチェックをつけるなどをして「完了」がわかるようにします。

こうすることで残りのタスク量が視覚的にもわかりやすくなります。

そして優先順位を付けましたが、10分で終わることはまず終わらせてタスクの数を減らしてしまいましょう。

上記の例で言うなら「クリスタのログボ」がそれですね。

私が作画で使用しているCLIP STUDIOは定期的にCLIPPY(クリスタで使用できる素材などを購入する時に使うポイントのこと)が貰えるログインボーナスキャンペーンを行っています。

クリスタユーザーとしては忘れずにもらって活用しておきたいのでTODOリストに加えておきます。

こういったミニタスクもTODOリストに入れて、完了次第チェックを入れていきます。

10分以内に終わることなので、脳のゴールデンタイムにもさほど影響は出ませんし、
何より「5個あったタスクの内もう2つ終わった!しかもまだこんなに時間がある!」という達成感にも繋がります。

視覚から得る情報の威力は強いので、タスクが目に見えて減ればモチベーションの維持、向上に繋がります。

また、メールチェックは先述した通り、非集中仕事なのであらかじめ時間を設定しておきます。

正午までに返事が欲しい急ぎの要件だったら電話がかかって来るでしょうし(そもそもそんなに急ぎの案件なら前日の夜にでも連絡が欲しい)、お昼休み前にメールチェックをして仕事に支障をきたすことはほとんどありません。

メールチェックは私の場合1日3回行っています。

  • 12:00 お昼休み前またはお昼ご飯を食べながら
  • 15:00 眠くなる頃にやる軽い運動の前
  • 17:00 終業間際で保育園にお迎えに行く前

必要であれば夜にもう一度メールチェックと返信を行うこともありますが、大体こんな風に主に休憩前や気分転換がてらに行う感じです。

今のところ「メールの返信遅い!!」と怒られることもなければ困ることもありません。

相手からの返信も数時間後に来ることの方が多いですからね。

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まとめ

以上、タスクの見える化についての解説でした。

他にも色々実践していることはあるのですが、その中でも作業効率が上がったと実感できた例でした。

これに下記noteでも紹介した「時間割生活」を組み合わせることで、駆け出しの頃よりもずっと仕事がしやすくなったように思います。

やるべきことの整理、全体の把握、集中力が高い時間帯の活用を上手く利用して、
自分だけのTODOリストを見える化してやってみてください。

ゆずさくらやの柚木ロウでした!

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